Proces zgłaszania szkody i roszczeń w ubezpieczeniu transakcji handlowych

Czym jest ubezpieczenie transakcji handlowych i kiedy składa się roszczenie

Ubezpieczenie transakcji handlowych chroni strony obrotu gospodarczego przed skutkami finansowymi nieprzewidzianych zdarzeń związanych z realizacją umów. W praktyce oznacza to pokrycie strat wynikających z niewypłacalności kontrahenta, nieotrzymania zapłaty za towar lub usługę, a przy polisach M&A także naruszenia gwarancji i zapewnień sprzedającego (W&I). Charakter ochrony zależy od rodzaju polisy: klasyczne ubezpieczenie należności koncentruje się na ryzyku kredytowym kontrahenta, a ubezpieczenie gwarancji i zapewnień zabezpiecza kupującego lub sprzedającego przed skutkami niezgodności stanu faktycznego z oświadczeniami w umowie.

Roszczenie z polisy składa się wówczas, gdy wystąpi zdarzenie objęte ochroną i powstanie mierzalna szkoda finansowa. Może to być bezskuteczna windykacja po upływie uzgodnionego terminu, formalne ogłoszenie upadłości dłużnika lub – w przypadku W&I – wykrycie naruszenia gwarancji po zamknięciu transakcji. Kluczowe jest rozróżnienie, czy polisa działa w reżimie „claims-made” (ważny jest moment zgłoszenia roszczenia), czy „loss occurring” (liczy się moment zajścia zdarzenia), ponieważ wpływa to na terminy zgłoszenia szkody i wymogi dowodowe.

Przygotowanie do zgłoszenia szkody

Skuteczny proces zgłaszania szkody zaczyna się od szybkiej identyfikacji sygnałów ostrzegawczych i zabezpieczenia dowodów. W codziennej praktyce warto wdrożyć progi eskalacji (np. liczba dni opóźnienia w płatności) oraz listy kontrolne, które uruchamiają działania prewencyjne: przypomnienia, wstrzymanie dostaw, wezwania do zapłaty i wreszcie formalne powiadomienie ubezpieczyciela o okolicznościach mogących prowadzić do szkody.

Równie ważne jest przypisanie ról w organizacji. Kto przygotowuje dokumenty do zgłoszenia szkody, kto kontaktuje się z brokerem, a kto nadzoruje komunikację z likwidatorem? Jasny podział kompetencji skraca czas reakcji, minimalizuje ryzyko utraty terminów i zapewnia spójność narracji, co ma kluczowe znaczenie w późniejszej ocenie odpowiedzialności ubezpieczyciela.

Kroki zgłoszenia szkody do ubezpieczyciela

Po stwierdzeniu podstaw do roszczenia należy niezwłocznie złożyć zawiadomienie o szkodzie – nawet jeśli część danych jest jeszcze niepełna. W wielu polisach funkcjonuje „wstępne zgłoszenie” lub „notyfikacja okoliczności”, które zabezpiecza prawa ubezpieczonego na wypadek późniejszego ujawnienia pełnej skali szkody. Ubezpieczyciel zwykle potwierdza przyjęcie zgłoszenia i wskazuje dalsze kroki wraz z listą wymaganych dokumentów.

Następnie wyznaczany jest likwidator (claims handler), który prowadzi proces likwidacji szkody, zadaje pytania, prosi o uzupełnienia i ocenia odpowiedzialność. W tym etapie kluczowa jest terminowość odpowiedzi oraz transparentność – dostarczanie pełnych, spójnych materiałów ogranicza liczbę rund pytań i przyspiesza decyzję o wypłacie. Jeżeli sprawa jest złożona, możliwe są płatności zaliczkowe (on-account), które poprawiają płynność zanim szkoda zostanie ostatecznie oszacowana.

Wymagane dokumenty i dowody

W polisach dotyczących należności handlowych ubezpieczyciel typowo żąda: umów i zamówień, faktur, dokumentów potwierdzających dostawę/wykonanie (WZ, listy przewozowe, protokoły odbioru), korespondencji handlowej, zestawień rozrachunków, wezwań do zapłaty, raportów z windykacji oraz dokumentów potwierdzających niewypłacalność lub bezskuteczność egzekucji. Wskazane jest również przedstawienie działań podjętych w celu minimalizacji szkody (mitigation), np. wstrzymanie kolejnych dostaw, uzgodnienia ratalne, kompensaty.

Przy polisach W&I (ubezpieczenie gwarancji i zapewnień) zestaw dowodowy obejmuje umowę sprzedaży (SPA), list ujawniający (Disclosure Letter), raporty z due diligence, rejestr Q&A transakcyjnego, zgłoszenie naruszenia gwarancji z opisem faktów, analizą przyczyny i obliczeniem wysokości szkody (quantum). Ważne jest ścisłe mapowanie naruszenia do konkretnej gwarancji z umowy oraz wykazanie, że szkoda mieści się w zakresie ochrony i nie podlega wyłączeniom.

Terminy, karencje, retencja i limity

Każda polisa określa terminy zgłoszeń. W ubezpieczeniu należności często istnieje okres karencji lub minimalnej przeterminowanej wierzytelności (np. 60–120 dni) wymagany przed wystąpieniem o odszkodowanie, ale samo powiadomienie o opóźnieniach należy wysłać wcześniej. W W&I obowiązują horyzonty czasowe dla poszczególnych gwarancji (np. podatkowych, tytułu prawnego), a sama polisa ma charakter „claims-made”, co oznacza konieczność zgłoszenia roszczenia w okresie ubezpieczenia lub wydłużonym okresie zgłoszeniowym.

Na wypłatę wpływają także parametry finansowe: retencja własna (franszyza redukcyjna), franszyza integralna, limity na zdarzenie i na okres ubezpieczenia, sublimit na określone ryzyka oraz partycypacja ubezpieczonego w kosztach. Zrozumienie tych mechanizmów na etapie zgłoszenia pozwala realistycznie oszacować potencjalne świadczenie i zaplanować przepływy finansowe.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Do najpowszechniejszych błędów należy spóźnione zgłoszenie szkody, uzgadnianie not korygujących lub rabatów z dłużnikiem bez zgody ubezpieczyciela, zacieranie śladów korespondencji czy niekompletne potwierdzenia dostaw. Równie ryzykowne jest nieświadome uznanie roszczenia kontrahenta, które może być interpretowane jako naruszenie obowiązków ubezpieczeniowych i skutkować redukcją świadczenia.

Aby uniknąć problemów, warto prowadzić spójne repozytorium dowodów, stosować wzory wezwań, archiwizować potwierdzenia doręczeń oraz przeszkolić działy sprzedaży i windykacji z zakresu warunków polisy. Zachowanie zasady „no admission of liability” bez konsultacji z ubezpieczycielem i brokerem to często klucz do zachowania pełnej ochrony.

Rola brokera i komunikacja z ubezpieczycielem

Doświadczony broker ubezpieczeniowy uspójnia komunikację, przygotowuje strategię dowodową i pomaga precyzyjnie sformułować tezy roszczenia. Broker potrafi też wcześnie zidentyfikować potencjalne wyłączenia i rekomendować uzupełnienie materiału tak, by w pełni wykazać odpowiedzialność ubezpieczyciela. To szczególnie istotne w złożonych szkodach W&I, gdzie niuanse umowne determinują zakres ochrony.

Regularny rytm kontaktów z likwidatorem, potwierdzanie ustaleń na piśmie i korzystanie z uzgodnionych kanałów (portal, zabezpieczone skrzynki) przyspiesza proces likwidacji szkody. Właściwie poprowadzona komunikacja zwiększa też szanse na płatności częściowe przed finalnym rozstrzygnięciem, co bywa kluczowe dla płynności.

Wypłata świadczenia, subrogacja i dalsze działania

Po pozytywnej decyzji ubezpieczyciela następuje wypłata odszkodowania zgodnie z sumą ubezpieczenia, limitami i retencją. Wiele polis przewiduje również pokrycie uzasadnionych kosztów ograniczenia szkody, kosztów windykacji lub obsługi prawnej, o ile zostały wcześniej uzgodnione i udokumentowane.

Równocześnie uruchamia się subrogacja – przejście praw do dochodzenia roszczeń na ubezpieczyciela w zakresie wypłaconego świadczenia. Ubezpieczony ma obowiązek współpracować w odzyskiwaniu należności, przekazać niezbędne dokumenty i nie podejmować działań utrudniających regres. Dobrą praktyką jest uzgodnienie planu dalszych kroków, aby działania regresowe nie kolidowały z relacjami biznesowymi i strategią windykacyjną.

Spory, odwołania i alternatywne metody rozwiązywania sporów

Jeżeli decyzja jest negatywna lub świadczenie zredukowano, warto skorzystać z formalnej ścieżki odwołania, prezentując dodatkowe dowody lub opinię eksperta. W sprawach spornych pomocne bywa zlecenie niezależnej analizy due diligence post factum lub opinii biegłego w zakresie przyczynowości i wyceny szkody.

W wielu polisach przewidziano mediację, arbitraż lub expert determination dla wątków technicznych. Wybór forum powinien uwzględniać koszty, czas i jurysdykcję umowną. Dobrze przygotowany wniosek odwoławczy, oparty na faktach i warunkach polisy, często prowadzi do ugody satysfakcjonującej obie strony.

Dobre praktyki i automatyzacja procesu

Firmy, które regularnie realizują transakcje B2B lub M&A, zyskują na digitalizacji zgłoszeń szkód. Portale do wymiany dokumentów, automatyczne alerty o przeterminowaniach, integracja ERP z modułem windykacji oraz szablony notyfikacji znacząco skracają czas reakcji i redukują błędy formalne.

Warto też utrzymywać „pakiet gotowości roszczeniowej”: wzory pism, checklisty dokumentów dla różnych typów polis, matrycę ryzyk i odpowiedzialności, a także harmonogram terminów zgłoszeń. Stała współpraca z brokerem i doradcami pozwala aktualizować te materiały w ślad za zmianami rynkowymi i orzecznictwem, co przekłada się na wyższą skuteczność w dochodzeniu roszczeń.

Jeśli Twoje transakcje obejmują gwarancje i zapewnienia w M&A, sprawdź dodatkowe informacje o polisach W&I: https://b-i-k.pl/produkty/ubezpieczenia-gwarancji-i-zapewnien/. Tego typu ochrona wymaga specyficznego podejścia do zgłoszenia szkody, dokumentacji i terminów.